Buenas.
Antes que nada reciba un cordial saludo de nuestra parte.
Somos un equipo de trabajo radicado en Venezuela, donde mi esposa y yo somos profesores universitarios en las áreas de física e informática (mi esposa es Doctora en Ciencias de la Computación).
Sobre su planteamiento de proyecto, podemos hacer una serie de sugerencias a la metodología planteada:
1. Manejar un volumen tan grande de vendedores como el que plantea (150 en el plan piloto y 4000 en la versión final) conlleva problemas logísticos y de seguimiento complejos, que si no son diseñados correctamente desde el principio pueden desembocar en una experiencia poco productiva para usted, los vendedores y la empresa.
2. Se supone que los 4 correos mensuales que enviará serán genéricos para toda la fuerza de venta. Ese no sería mayor problema.
3. Al recibir las preguntas, si recibirá 2 preguntas quincenales por cada vendedor estamos hablando de 300 preguntas quincenales, o 600 mensuales que representarán 20 correos diarios (incluyendo sábados y domingos). Leerlos de forma individual y responderlos será un esfuerzo que estimamos puede llevarle entre 2 y 3 horas diarias, posiblemente más (hemos manejado la plataforma de comunicaciones y administración del colegio de los hijos del personal de la universidad, y conocemos lo complejo que se vuelve el manejo de los correos). Eso sin contar con lo engorroso de ir a cada correo, la posibilidad de saltarse alguno o no verlo por el gran volumen, etc.
4. La información que los vendedores deben enviarle sobre las metas puede sufrir cambios de formato de una persona a otra, sobre todo si se reciben por correo. Eso conllevará a que se deba invertir tiempo (el recurso más valioso) en filtrar y corregir los errores de formato para asegurar que todo marche correctamente.
5. Lo mismo vale para el resto de la información, debe estar todo "normalizado", es decir todo coincidir en formato para que la información pueda ser manejada de forma confiable.
6. Manejar una hoja de cálculo con esa cantidad de filas y columnas, que además debe estarse actualizando todo el tiempo, es decir que seguirá creciendo, puede terminar siendo un esfuerzo descomunal, con altas probabilidades de que se comentan errores de todo tipo. Uno de los más probables es que haya fallos de formato, pero a eso hay que agregar que lo que solicita sobre seguimiento de la cantidad de preguntas recibidas y contestadas sería un trabajo prácticamente manual, que llevará una cantidad de horas enorme y será propenso especialmente a los fallos.
7. Hacemos la suposición de que la fuerza de venta no está concentrada en una zona geográfica en particular. Esto, además de las ocupaciones propias a las que estarán dedicados los vendedores, puede hacer que el sistema falle por ejemplo porque a los vendedores se les dificulte el estar leyendo los correos y haciendo las preguntas. Además, es de suponer que muchas preguntas serán repetidas o muy similares, lo que hará que se invierta tiempo en temas que ya están discutidos.
8. Otra suposición que estamos haciendo es que usted querrá dedicar su esfuerzo al análisis de la información y contestar las preguntas, y no a los detalles técnicos de formato, del manejo correcto del correo electrónico y lo que conllevará el servicio y mantenimiento de la hoja de cálculo (sobre los que manifiesta no tener demasiada experiencia).
9. Por último, el pasar el proyecto de 150 a 4000 personas multiplicará enormemente las dificultades ya descritas con anterioridad, por lo que correrá el riesgo de colapsar en la etapa de llenado de información y servicio y mantenimiento al día tanto del correo como de la hoja de cálculo ya que estaríamos hablando de 12000 correos al mes, o 400 correos diarios como media.
En base a todas estas consideraciones y a nuestra experiencia previa con sistemas de gestión administrativa y de personal, le hacemos la siguiente propuesta:
1. Sistema WEB conectado a Base de Datos. Las bases de datos son estructuras mucho mejor diseñadas para manejar lo que usted plantea, además de que son más seguras, versátiles y una vez organizadas mucho más fáciles de ampliar a números de vendedores crecientes. Un sistema de este tipo debe estar alojado en un servidor especial, que no suelen ser muy costosos. Puede consultar a la empresa que ha contactado sobre el hospedaje de esta herramienta, o podemos discutir su hospedaje en un tercer servidor independiente, revisando los costas asociados a este tipo de servicios.
2. Al ser web, los vendedores podrán acceder a él desde cualquier lugar, y mantener actualizados los datos básicos que usted quiere conocer. LLenando formularios web se tendrá la ventaja de que el formato de la información siempre será el mismo, ya que será el que se diseñe a la hora de programar. La información básica que se desea será cargada y no tendrá mayores modificaciones (nombre, ubicación, fecha de nacimiento, etc). Otras informaciones como sus metas se podrán ir actualizando a medida que se les solicite, y simplemente deberán "escoger" del menú la que corresponda. De igual manera si se acuerda un formato con la empresa, será mucho más fácil la carga de la información sobre comisiones.
3. Al tener toda la información en la base de datos es mucho más fácil generar reportes como los porcentajes de quienes cumplieron las metas, los grupos de edad que cumplen o avanzan, las comparaciones, etc. Esto puede estar programado en el sistema para que usted, el usuario que controla el sistema, simplemente seleccione los reportes que desee y el sistema se los provea bien sea descargándolo a su computador o enviado por correo electrónico.
4. Las preguntas pueden ser hechas por el sistema directamente en la página web. Esto permitirá por ejemplo agruparlas por temas (con la opción de que el vendedor al hacer la pregunta marque las etiquetas de los temas que se abordan), ordenarlas cronológicamente, responder primero las más antiguas, revisar cuales se han respondido y cuales no, si faltan vendedores por hacer su pregunta, etc. Además, la respuesta se puede hacer directamente en sistema pero que sea enviada a toda la fuerza por correo electrónico. También permitiría el sistema hacer envíos de correo individuales, a un grupo geográfico o de edad definido, a los que cumplan una cierta características, o a quienes no hayan cumplido sus metas, entre otras posibilidades.
5. Una vez se tenga práctica con el sistema, el mismo puede utilizarse para otros proyectos similares con un mínimo de adaptaciones, y siempre se pueden hacer actualizaciones para incluir nuevos requerimientos a medida que se produzcan las necesidades.
Por ejemplo, en los actuales momentos manejamos y damos mantenimiento al sistema de un colegio donde se cargan los datos de los estudiantes y sus padres, además de los pagos por inscripción y mensualidad, y se generan reportes de listados de alumnos por grado, con edad o por fecha de nacimiento, planillas de inscripción, reporte de morosos con la institución, consolidado de pagos recibidos por los diferentes conceptos, se envían los estados de cuenta por correo a los padres de forma individual, informaciones de forma general a todos los padres, y algunos listados particulares basados en intereses y características de los jóvenes.
Todo esto llevaría un estimado de tres meses de trabajo.
Para finales del primer mes, se habría hecho todo el diseño del sistema según sus necesidades e intereses, y se habría llenado la base de datos con la información mínima requerida para su funcionamiento y la generación de las estadísticas básicas (información del vendedor, grupo etario, metas, etc.
En el segundo mes de trabajo estaríamos probando el sistema de preguntas y respuestas, que será la parte más compleja de implementar en el sistema.
Para el tercer mes el sistema debería ser totalmente funcional, generar los reportes que se hayan diseñado y haber pasado los test de calidad.
El pago se realizará por etapas, a medida que se vayan entregando las funcionalidades del sistema.
Esperamos que esta propuesta sea de su agrado, y estamos a la orden para aclarar cualquier duda o discutir cualquier idea que desee comentar.
